Пять действенных советов, как превратить самое скучное собрание в интересное

Сегодня коучинговая компания NEXT LEVEL расскажет, как с помощью всего пяти простых шагов превратить никому не интересные совещания в увлекательные и продуктивные встречи.

Хотим мы этого или нет, совещания были и остаются неотъемлемой частью бизнеса. На совещаниях вы делитесь идеями, обдумываете решения, планируете дальнейшую работу. И как я часто слышу недовольство руководителей, что их сотрудники не очень-то активно принимают участие в совещаниях и в любых других собраниях. С одной стороны я понимаю разочарование руководителей. С другой, я пониманию и сотрудников: по своему личному опыту знаю, что многие подобные встречи просто невыносимо скучны. И люди на эту скуку реагируют зачастую одинаково: просто мысленно отключаются. 

Так существует ли способ, как сделать скучное совещание интересным? Правильный ответ: есть. Причем, целых пять!

Итак, пять действенных советов:

1. Со смартфоном вход воспрещен

Да-да, вы не ослышались. Только полный и безапелляционный отказ от Айфонов, Самсунгов и прочих «умных телефонов» может спасти ваше совещание! Да, понимаю, что для многих отказаться от телефона все равно, что бросить родное дитя, но что поделать.

Охотно верю, что у сотрудников найдется сотня доводов, зачем им нужен телефон: мол, дома может рвануть газ, прорвать трубу, ребенок может заблудиться, — не дай Бог чего случится, а им не дозвонятся. Конечно, теорию вероятности никто не отменял, но шанс того, что Апокалипсис произойдет именно во время ежеквартального совещания, практически равен нулю.

Главная проблема смартфонов в том, что человек целиком погружается в них, не обращая внимания на то, что происходит вокруг. И уж точно сотруднику будет интереснее залипнуть в телефоне, чем вдаваться в тему собрания.

А вот если «сдать» пресловутый телефон, запросто можно сфокусироваться на происходящем. Думаю, не нужно объяснять плюсы такого подхода. Собрания будут куда оживленнее, если ваши сотрудники узнают взгляды друг друга получше. А как их можно узнать, если все время сидеть, уткнувшись в телефон?

2. Готовиться, готовиться и… еще раз готовиться

Казалось бы, совет очевидный, но как часто им пренебрегают! Без продуманной повестки собрания, без грамотного модератора встреча обязательна будет провальной. А вот хорошие «домашние заготовки» могут сделать любое совещание более живым и интересным.

Но важно не только обозначить вектор собрания заранее, но и усовершенствовать свои навыки ведения совещаний.

Наверняка в вашей практике были такие встречи, когда в зале царила полусонная атмосфера. Казалось, что если кто-то уснет или вообще уйдет, собрание ничего не потеряет.

А бывали и те, после которых вы чувствовали, что можете горы свернуть и все моря вам по колено.

Главный секрет увлекательного собрания – человек, который его ведет.

Если вы понимаете, что на совещаниях ваши сотрудники стыдливо зевают в ладошку, пора что-то менять. Можете обратиться в HR-отдел вашей компании, попросить записать вас на курсы ораторского мастерства. А, может, у вас есть коллега, который блестяще ведет собрания? Попросите его поделиться своим секретом. Ну, или просто посмотрите уроки онлайн. На том же YouTube полно хороших видеоуроков.

3. Участвовать должен каждый

Просто примите это за аксиому. Потому что если на совещании не предполагается обмен мнениями, переведите его в формат переписки по электронной почте. Поверьте мне, это сэкономит массу времени и при этом вы абсолютно ничего не потеряете.
Нет, конечно же, есть такие форматы встреч, которые сами собой подразумевают, что говорить будет только руководитель. Например, вы хотите известить о массовых сокращениях, о реструктуризации компании. Но во всех остальных случаях встречи должны быть интерактивными. 

Как должна строиться работа во время таких встреч, зависит от ее цели. Например, во время мозгового штурма говорить должны все. Если кто-то в разговор не включился, нужно его вовлечь в обсуждение. Обычно на таких собраниях больше всего страдают интроверты. Надо постараться включить их в разговор без особого нажима. А за хорошую работу интроверта нужно похвалить.
Только не забудьте со своими сотрудниками обговорить формат встречи заранее, чтобы они могли морально подготовиться.

Если вы проводите планерку, конференцию или обсуждаете квартальный отчет, надо адресно задавать вопросы каждому из собравшихся.

Активное участие во встрече можно поощрять. Но без фанатизма (об этом ниже). 

4. Не давайте никому перетягивать одеяло на себя

Понятно, что вы, как модератор встречи, будете говорить больше остальных. Но не позволяйте другим перенимать инициативу, иначе встреча быстро скатится в простую болтовню.

Например, если кто-то из ваших сотрудников высказался раз, второй, третий и хочет сказать что-то еще, мягко перехватите инициативу и скажите: «Спасибо за ваше замечание, но я бы хотел услышать, что думают Андрей и Игорь, они пока так и не высказались».

Возможно, перед следующим совещанием вам нужно будет отдельно поговорить с этим активным сотрудником и спокойно объяснить, что смысл собраний в том, чтобы все поделились своими идеями, а если будет заправлять всем только один человек, ничего путного не выйдет.

Все люди, пришедшие на собрание, должны быть услышаны, и ваша задача, как руководителя, дать высказаться всем.

5. За любой встречей должно следовать какое-то действие

Если встреча ограничилась тем, что вы поговорили-поговорили и дальше мирно разошлись по своим рабочим местам, это не встреча, а пустая трата времени. Есть простое правило: после встречи, особенно после интересной встречи, сотрудники должны расходиться с желанием сделать что-то для личного развития или для развития компании. В идеале, и для себя, и для компании.
Но если человек выходит из зала совещания и не знает, что ему делать дальше, вынуждена вас огорчить: встреча провалилась.

Если работники будут знать, что за общими собраниями последуют новые интересные задачи, они будут гораздо активнее и вовлеченнее. 

Поверьте, это вполне в ваших силах сделать совещания более продуктивными и увлекательными. Попробуйте претворить эти пять советов в жизнь, и я уверена, собрания для ваших сотрудников станут намного интереснее.

Желаю удачи!